Gebruikersbeheer
Deze handleiding heeft als doel om beheerders te ondersteunen om gebruikers toegang te geven tot Schoolware Insights en de nodige rechten toe te kennen. Enkel beheerders van de Power BI-werkruimte gaan deze stappen kunnen uitvoeren.
Licenties
Elke gebruiker die rapporten van Schoolware Insights moet kunnen bekijken, heeft een Microsoft-account met Power BI Pro licentie nodig. Deze licentie kan apart aangeschaft worden, maar zit ook inbegrepen in de Microsoft A5-licentie. Het aanschaffen en toekennen van deze licenties is de verantwoordelijkheid van de school.
Wanneer er nog geen licentie is aangeschaft of toegekend, heeft een Microsoft-gebruiker normaal recht op een gratis proefperiode van 60 dagen. Hier kan je gerust gebruik van maken in een testfase.
Rechten toekennen
In de Power BI-werkruimte moeten er nog op 2 verschillende plaatsen rechten toegekend worden: op niveau van de app, en op niveau van de rapporten.
Dit kan enkel gebeuren door een gebruiker die beheersrechten heeft in de Schoolware Insights werkruimte in Power BI.
De gebruiker die je wil toevoegen, moet een gebruiker zijn binnen de tenant, of als gast eraan toegevoegd.
Toegang tot de app
Wanneer je in de Schoolware Insights app zit, ga je bovenaan naar Delen > Toegang beheren. Hier klik je bovenaan op “Gebruiker toevoegen”. Je kiest een Doelgroep en vult het e-mailadres van de gebruiker in.
Standaard staat er slechts één doelgroep. Via “Doelgroepen beheren” kan je er nieuwe bij maken en de rechten aanpassen. Dit is handig wanneer je gebruikers wil toegang geven tot slechts één Insights-module. Uitleg hierover kan je terugvinden via de handleidingen van Microsoft: https://learn.microsoft.com/nl-nl/power-bi/collaborate-share/service-create-distribute-apps#create-and-manage-multiple-audiences
Rechten per rapport
Naast de doelgroepen zijn er per rapport (Financieel / Leerlingen / Personeel) profielen die bepalen welke subset van gegevens de gebruiker mag zien. Het is belangrijk om elke gebruiker aan minstens één profiel toe te kennen, omdat ze anders geen gegevens te zien gaan krijgen.
Op de startpagina van de werkruimte selecteer je voor het betreffende rapport het “Semantisch model”, en ga je via de 3 puntje (‘Meer opties’) naar ‘Beveiliging’.
Dan zie je links alle beschikbare profielen. Je selecteert het profiel, vult de Microsoft-mailadressen van de gebruikers in, klikt op “Toevoegen” en tenslotte op “Opslaan”.
Op moment van schrijven zijn volgende profielen beschikbaar.
Personeel en Leerlingen
Alles zien
Gebruikers met dit profiel kunnen alle data raadplegen, zonder bijkomende filtering.
Schooldirecteur
Deze gebruikers hebben enkel toegang tot de gegevens van de instellingsnummers die voor hen in Wisa zijn gedefinieerd. Dit moet op volgende manier gebeurd zijn:
- Op de personeelsfiche in Wisa staat bij “E-mail” hun Microsoft-mailadres ingevuld.
- Het personeelslid heeft een gekoppelde gebruiker.
- Via Extra > Beveiliging > Gebruikers > Gebruikers, voeg je bij de gebruiker bij “Extra filter gegevens” een record toe met naam INSIGHTS_IS en als waarde de ID-nummers van de instellingen waartoe hij/zij toegang mag hebben.
Na een (nachtelijke) vernieuwing van de gegevens zijn deze rechten in Insights actief.
Andere profielen
Voor sommige scholengroepen bestaan al standaard profielen om slechts een beperkt deel van de databank te tonen. Deze staan hier ook in de lijst, maar zullen voor andere scholen geen gegevens weergeven.
Financieel
Alles zien
Gebruikers met dit profiel kunnen alle data raadplegen, zonder bijkomende filtering.
Filter
Deze gebruikers hebben enkel toegang tot de gegevens van de filters die voor hen in Count-e zijn gedefinieerd. Er zijn verschillende filters die je kan gebruiken en definiëren.
- In de configuratie Excel op de OneDrive heeft het tabblad ‘Beveiliging’. Hier bepaal je welke filter(s) gebruikt worden. Dit werd voorzien om te vermijden dat je elke filter zou moeten specifiëren in de volgende stap. Nu is het enkel nodig om deze te definiëren die je effectief wil gebruiken.
Momenteel zijn er 2 voorzien (deeldossier, DSA code; Analytische rubriek; TT3). Dit kunnen we verder uitbreiden, afhankelijk van de noden.
- In Count-e zal je de specifieke waarden van de filter per persoon moeten definiëren via extra >> beveiliging >> gebruikers >> gebruikers. Je koppelt aan de gebruiker het e-mailadres van de Insights gebruiker. Aan deze gebruiker moet je dan via ‘extra filter gegevens’ de filter definiëren. Indien de gebruiker bijvoorbeeld meerdere deeldossier mag zien, kan je met een komma er meerde definiëren.
